Bein kaup

Kaupandi getur keypt þjónustu beint vegna einstakra verkefna, í samræmi við þau kjör og skilmála sem gilda samkvæmt rammasamningnum.

Við bein kaup skal fyrst leita til þess samningsaðila sem býður lægsta verðið. Geti hann ekki tekið að sér verkefnið er leitað til þess sem býður næstlægsta verðið og svo koll af kolli eftir þörfum.

Kaupandi getur einnig farið í örútboð meðal þeirra samningsaðila sem geta sinnt viðkomandi verkefni. Í örútboði má gera meiri kröfur til þjónustunnar og hæfis bjóðenda en þær lágmarkskröfur sem gerðar eru í rammasamningnum. Nánar er fjallað um örútboð hér fyrir neðan.

Kaupanda er heimilt, ef málefnalegar ástæður eru fyrir hendi, að kaupa þjónustu utan rammasamnings fyrir allt að 10% af ársveltu sinni í viðkomandi þjónustuflokki á undangengnu ári. Slík ástæða getur til dæmis verið sértækar þarfir kaupanda.

Dæmi: Ef kaupandi keypti þjónustu fyrir 100 m.kr. í viðkomandi þjónustuflokki árið 2023, má hann kaupa þjónustu fyrir allt að 10 m.kr. utan rammasamnings árið 2024. Árið 2025 miðast heimildin við 10% af kaupum ársins 2024 og svo framvegis.

Örútboð

Leyfilegt er að fara í örútboð innan rammasamningsins. Það skal gera með eftirfarandi hætti:

• Senda skriflega fyrirspurn á alla seljendur í viðeigandi hluta, sem geta veitt þá þjónustu sem þörf er á.
• Tilboðsfrestur skal vera nægilega langur til að seljendur geti undirbúið og skilað tilboði. Við ákvörðun frests skal meðal annars taka tillit til þess hversu flókin kaupin eru og afhendingartíma.
• Taka þarf fram hvaða valforsendur verða notaðar og vægi hverrar og einnar þeirra. Leyfilegar valforsendur og vægi í svigum:
  • Verð – t.d. tímaverð, fast verð eða hámarksverð (0–100%)
  • Þjónustugeta (0–70%)
  • Afhendingartími (0–70%)
  • Reynsla (0–70%)
  • Fyrri verkefni (0–70%)
  • Umsagnir um fyrri verk (0–70%)
  • Gæðavottun (0–70%)
• Leyfilegt er að gera meiri kröfur um þjónustuna eða hæfi seljanda í örútboði heldur en voru gerðar sem lágmarkskröfur í rammasamningsútboðinu. Kröfurnar þurfa samt að tengjast því sem verið er að kaupa, vera sanngjarnar miðað við kaupin og mega ekki koma seljendum á óvart miðað við það sem fram kemur í rammasamningnum.
• Almenn ákvæði í rammasamning, t.d. ákvæði um verðbreytingar, gilda líka í örútboðum, nema annað sé tekið fram í örútboðinu.
• Öll tilboð verða að berast skriflega
• Ekki má opna tilboðin fyrr en eftir að tilboðsfrestur rennur út
• Kaupandi skal bera tilboðin saman og velja á milli þeirra samkvæmt valforsendum

Hægt er að fá aðstoð frá útboðsráðgjöfum Fjársýslunnar verð gerð örútboða með því að senda inn verkbeiðni hér: https://island.is/s/rikiskaup/verkbeidni-til-innkaupasvids-fjarsyslunnar

Sjá nánar um örútboð í útboðslýsingu, undir "skoða kjör" flipanum.